AI職能導入推動歷程記錄

新手知識庫大禮包

NotebookLM

蒐集FAQ、SOP、常用表單上傳NotebookLM
建立分類索引與快速查詢標籤
定期更新維護機制
驗收：新進人員滿意度問卷

兼職管理

NotebookLM

兼職法規文件、案例彙整入庫
承辦人員操作示範與教學
測試AI問答正確率
驗收：承辦人員操作流暢度評量

補休制度

NotebookLM

補休規定、相關函釋文件整合
情境式QA範本設計
跨部門通用性驗證
驗收：查詢時間縮短比率

獎懲制度

NotebookLM

獎懲法規、函釋、案例彙整入庫
敏感資料上傳前需匿名化處理
建議先以假設情境測試，再導入真實案例
驗收：法務/人事主管審查確認

宣導作業

NotebookLM Copilot

宣導素材AI輔助生成（文字/圖表）
多工具整合流程設計
各工具使用場景分工明確化
驗收：宣導產出品質與效率對照

主管導入

管理層專案

主管AI認知與動機建立
簡化版操作手冊設計
成效回饋機制建立
驗收：主管自評AI應用頻率

🔐 資訊安全與資料治理

獎懲資料敏感性高，上傳前需去識別化或匿名化
確認 NotebookLM / Copilot 資料儲存位置（境外？）
訂定「哪些資料不得上傳AI工具」的紅線清單
人員操作紀錄留存（避免資料外洩爭議）

📈 量化KPI設計

導入前後查詢/作業時間對比（基準值先行蒐集）
AI回覆正確率（人工抽樣驗證）
使用頻率：每月主動查詢次數
錯誤或需人工介入的案件比率
使用者滿意度 NPS 分數

🔄 持續維護機制

知識庫更新頻率與負責人員指定
法規修正時的快速更新流程
過期資料的清除或標記機制
使用者回報錯誤的管道建立

👥 人員抗拒與溝通

承辦人員對AI取代工作的疑慮需預先溝通
主管示範效果：主管帶頭用，成員才會跟
成功案例要快速宣傳（打造內部口碑）
提供充足的練習/緩衝時間，避免硬推

📚 知識庫品質控管

上傳文件需確認為最新版（避免舊文件誤導）
文件格式統一（PDF/Word 可讀性差異）
設定「黃金問答集」提升AI問答準確度
各主題知識庫建議分開建立，避免互相干擾

⚖️ 獎懲項目特別注意

工具選型需先確認（建議本週決定）
獎懲案例涉及個資，需法務確認合規
AI僅輔助查詢，最終決定仍需人工審核聲明
建議先以「假設情境」測試，不用真實案例

📝 陪跑員記錄重點

每次陪跑需留下日誌（日期、對象、遭遇問題）
使用者體驗需結構化訪談（不只是感覺好不好）
蒐集「AI答錯」案例，作為改善依據
照片/截圖留存，作為報告佐證素材

🗓️ 時程與里程碑

各解決方案需設定「上線日」與「評估日」
串接報告效益章節的截止日期倒推工作時程
預留緩衝：技術問題、人員請假等不可控因素
報告撰寫期間持續蒐集數據，避免最後衝刺

Phase 1 — 準備期

工具確認＋基準值蒐集

確認獎懲工具選型、完成各主題知識庫初稿、蒐集各業務現行處理時間作為比較基準

Phase 2 — 試行期

陪跑導入＋問題修正

承辦人員逐一完成AI工具陪跑操作，記錄問題點並修正知識庫內容，完成主管示範場次

Phase 3 — 穩定期

全面推動＋資料蒐集

六項解決方案全數上線，開始蒐集使用資料，進行使用者體驗訪談與問卷回收

Phase 4 — 成效彙整

數據分析＋報告產製

彙整量化與質化成效、完成報告效益章節，呈現AI導入前後對比，產出最終報告

AI職能導入推動歷程記錄

事前準備

執行中

成效評估

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事前準備

執行中

成效評估

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